Kommunikationspolicy

En öppen och tydlig kommunikation är en av förutsättningarna för en väl fungerande bostadsrättsförening. Det skapar trygghet, trivsel och god boendegemenskap.

Styrelsens kommunikation med medlemmarna

Styrelsen använder följande kanaler för information riktad till alla medlemmar och boende.

• Hemsidan
• Mejlutskick
• Föreningsstämma och informationsmöten
• Kallelser och information i brevlådan
• Anslagstavlor
• Sms

Kommunikation med enskilda medlemmar sker genom direktkontakt eller mejl. Styrelsen ansvarar för att hålla medlemmen informerad gällande ärenden som rör den enskilda medlemmen.

Styrelsen skickar 2-4 gånger per år ut ett boinfobrev, där medlemmarna får samlad information om vad som händer i föreningen.

Kanalval

Prio 1: Akut information.

Exempelvis: Pågående brand.

• Sms till alla boende

Prio 2: Viktig information som måste nå alla medlemmar.

Exempelvis: Inbjudan till årsstämma.

• Hemsidan
• Mejlutskick
• Kallelser och information i brevlådan
• Anslagstavlor

Prio 3: Information som rör alla medlemmar.

Exempelvis: Inbjudan till Dalendagen, information om inbrott i området, boinfobrev.

• Hemsidan
• Mejlutskick

Ansvar

En medlem ur styrelsen väljs ut som ansvarig för att styrelsen kommunicerar till medlemmarna vid behov och i rätt tid.

Medlemmars kommunikation med styrelsen

Medlemmar uppmuntras att lämna förslag och kommentarer kring föreningens verksamhet till styrelsen. Medlemmar kan kontakta styrelsen på̊ följande sätt:

• Muntligen
• Via kontaktformulär på̊ hemsida
• Skrivelse/motion

Medlemmars kommunikation med varandra

På Facebook finns en grupp som heter BRF Pärongården. Där kan alla medlemmar komma i kontakt med varandra, diskutera saker som rör föreningen och vårt område, tipsa om aktiviteter och händelser m.m.

Styrelsens kommunikation med varandra

Styrelsearbetet sker i följande kanaler:

• Möten (styrelsemöte, arbetsmöte och workshops)
• Styrelseproffset (interna kommentarer och styrelsediskussioner)
• Facebook Messenger-tråd (för hela styrelsen och separata arbetsgrupper)

Styrelsen ska i största möjliga mån använda Styrelseproffset för in- och utgående e-posthantering för föreningsrelaterade ämnen.

Viktig information gällande ärenden sker i Styrelseproffset, antingen som intern kommentar direkt i ärendet eller separat i funktionen ”styrelsediskussion”.

Svarstider

Styrelsen ansvarar för att besvara inkommande mejlfrågor. Frågor av enklare karaktär besvaras inom 48 timmar. Mer komplexa ärenden tas vidare och återkopplas skyndsamt.